Москва, Дмитровское шоссе, 71Б - Бизнес-центр "7one"
в кейсе по внедрению 1С:Документооборот для НПК КБМ
АО «НПК КБМ» (входит в ГК «Ростех») — один из ключевых научно-производственных центров оборонного комплекса России, специализирующийся на проектировании, изготовлении, испытаниях и комплексной отработке вооружения.
Компания обратилась к нам с запросом на автоматизацию документооборота. Предпосылки были следующие:
- Причины обращения
- Ростех обязал все дочерние структуры холдинга проводить закупочные процедуры через АС ФЗД, а текущие процессы договорной работы не позволяли выполнять требования оперативно и без ошибок
- Резкий рост объёмов договорной и управленческой документации, с которыми стало невозможно справляться с помощью обработки вручную
- Необходимость привести документооборот в соответствие с корпоративными требованиями Ростеха
- Найти надежного подрядчика, который знаком со спецификой деятельности предприятия
- Ожидания от проекта
- Получить систему, которая позволит быстро, прозрачно и корректно работать с закупочной документацией и обеспечить интеграцию с АС ФЗД
- Автоматизировать документооборот и ускорить обработку документов, чтобы не тормозить производственную деятельность и не увеличивать штат
- Внедрить систему, которая будет соответствовать корпоративным стандартам и позволит безболезненно масштабировать процессы в будущем
- Получить решение «под ключ» с минимальными рисками провала проекта от команды, которую не нужно лишний раз погружать в процессы
В итоге руководство НПК КБМ решило обратиться в Мастерскую Систем как к проверенному подрядчику — ранее мы внедряли на предприятии 1С:УПП и 1С:ERP и на деле доказали свое умение подобрать корректный набор инструментов под реальные процессы.
По итогам обследования мы предложили решение — внедрение 1С:Документооборот с интеграцией в АС ФЗД и дальнейшим расширением на управленческий ДО.
без увеличения штата сотрудников
избавит вас от бумажной рутины и позволит
сконцентрироваться на действительно важных задачах.
Обследование выявило некоторые сложности, характерные для многих крупных производственных центров. Мы выстроили проект так, чтобы одновременно внедрять новую систему и плавно адаптировать людей к изменениям:
- Задачи
- Сократить объем бумажной работы, ускорить обработку входящей/исходящей документации, а также взаимодействие с Ростехом, минимизировать ручные операции.
- Исключить потери документов, сделать удобный поиск нужных файлов.
- Наладить интеграцию с АС ФЗД и создать единую модель данных с Ростехом.
- Проработать исторически сложившиеся устаревшие и неоптимальные процессы, преодолеть сопротивление части сотрудников.
- Наши решения
- Разработали целевую модель и автоматизировали ОРД, а также входящую и исходящую корреспонденцию, опираясь на ГОСТы и современные практики.
- Наладили единый контур хранения и поиска; структурировали виды документов, настроили индексацию, карточки, маршруты и регламенты.
- Спроектировали интеграционный слой, обеспечили корректный обмен данными между 1С:ДО и АС ФЗД.
- Провели массовое обучение, а также многочисленные индивидуальные консультации, в ходе которых активно вовлекали владельцев процессов.
- Результаты
- Документы стали согласовываться и обрабатываться примерно в 2 раза быстрее, процессы стали прозрачными и управляемыми, количество ошибок сократилось.
- Поиск документов ускорился на порядки — сотрудники находят нужные материалы практически мгновенно, тогда как раньше на это уходили часы или даже дни.
- Закупочная деятельность полностью соответствует требованиям Ростеха, обмен данными стабилен и прозрачен.
- Новая система прижилась очень мягко — сотрудники начали работать в ней так, как будто делали это всегда.
Последняя задача из списка стала отдельным вызовом — мы понимали, что будет непросто убедить людей начать работать по-новому. Основные причины — страхи сотрудников, что им придется менять старый уклад, делать ненужную работу или наоборот — новые технологии заменят их самих. Мы выстроили переход на новую систему так, чтобы постепенно изменить восприятие: объясняли не только «что нужно сделать», но и «почему именно им это упростит работу».
В итоге сопротивление сменилось заинтересованностью. Яркий пример — наша работа с ИТ-подразделением НПК КБМ, сотрудники которого поначалу относились к новой системе с явным скепсисом. Мы автоматизировали несколько их внутренних заявок — и после этого коллеги признали, что 1С:Документооборот реально экономит им время и уменьшает рутину.
Именно благодаря такому подходу новая система на 4000 рабочих мест не просто «заработала» — она прижилась достаточно легко и без привычной для таких проектов смены ролей и конфликтов. Сотрудники почувствовали, что изменения сделаны для них, а не «сверху ради отчётности».
Спустя 2 года после окончания проекта НПК КБМ инициировал продолжение цифровизации. Сейчас мы:
- расширяем систему на производственные процессы: ERP + 1С:ДО;
- начинаем интеграцию с 1С:ЗУП;
- проектируем единый контур управления документами и процессами.
Проект продолжается и развивается — что говорит о доверии и высокой эффективности предыдущего этапа.
современные процессы, бережное внедрение
Запишитесь на бесплатную консультацию, чтобы убедиться в этом лично.
о реальных кейсах, новых возможностях
и практичных советах для управленцев.