Москва, Дмитровское шоссе, 71Б - Бизнес-центр "7one"
Наш клиент — НПО «Высокоточные комплексы», управляющая компания оборонного холдинга, входящая в состав государственной корпорации Ростех.
ИТ-инфраструктура заказчика включала другие продукты 1С (1С:Бухгалтерия и 1С:ЗУП), а также систему DocsVision, которая выполняла лишь роль архива, но не охватывала сами процессы документооборота.
Клиент обратился к нам за решением следующих задач:
- Ситуация на старте
- Для согласования приходилось носить документы лично— бумаги терялись, статусы не отражали реального положения дел, сроки срывались
- В архиве отсутствовала часть документов, поиск занимал много времени
- Сложности с переносом данных в новую систему в связи с отсутствием интеграции 1С с DocsVision
- Объёмы документооборота постоянно росли (в том числе взаимодействие с корпорацией Ростех и государственными органами)
- Сотрудники, особенно делопроизводители, начали «тонуть» в бумагах
- Цели проекта
- Повысить исполнительскую дисциплину и прозрачность согласований
- Внедрить единую комплексную систему документооборота с удобным поиском
- Организовать бесшовную миграцию данных в новую систему без потери важной информации
- Сделать удобный поиск по документам
- Ускорить процесс обработки документов
с беспорядком в документах
решит эту проблему раз и навсегда.
Начав с обследования документооборота и описания процессов «как есть», мы составили целевую модель («как есть») в 1С:Документооборот с учетом пожеланий заказчика. Далее мы перешли к непосредственной реализации проекта, который в итоге занял 8 месяцев:
- Наш подход
- Настроили ключевые виды документов и процессов: входящие/исходящие, организационно-распорядительные документы (ОРД), договоры, служебные записки, доверенности, протоколы.
- С нуля разработали механизм миграции исторических данных из DocsVision через SQL с учетом специфики бизнес-процессов заказчика.
- Подготовили инструкции, обучили пользователей и администраторов.
- Организовав поэтапное внедрение блоков системы, запустили её в промышленную эксплуатацию
- Результаты
- Все необходимые исторические данные были успешно перенесены в новую систему
- Контроль за исполнением поручений стал для топ-менеджмента более простым и прозрачным
- Время согласования документов сократилось более, чем в 3 раза.
- Сотрудники стали справляться с кратным ростом потока документов.
Сейчас 1С:ДО – это практически «кровеносная система» НПО «Высокоточные комплексы»: в ней работают все — от делопроизводителей до топ-менеджмента. Руководство регулярно пользуется аналитикой по исполнительской дисциплине в режиме онлайн. Мы продолжаем развивать сотрудничество с НПО «Высокоточные комплексы» в области автоматизации бизнес-процессов:
- интегрируем системы 1С:ДО всех компаний холдинга;
- автоматизировали процессы работы с закупочной документацией;
- адаптируем интерфейсы под разные роли пользователей, снижая количество лишних кликов и скрывая неиспользуемые элементы.
у вас под контролем
как это работает на практике.
о реальных кейсах, новых возможностях
и практичных советах для управленцев.