Москва, Дмитровское шоссе, 71Б - Бизнес-центр "7one"
упорядочить и ускорить бизнес-процессы
по работе с документами
АО «Дальневосточный завод «Звезда» (входит в структуру ГК «Роснефть») — ведущее судоремонтное предприятие, базирующееся на Дальнем Востоке и специализирующееся на ремонте, переоборудовании и модернизации атомных подводных ракетоносцев.
Руководство предприятия обозначило следующие предпосылки к переходу на 1С:Документооборот:
- Ситуация на старте
- Текущая система почти не поддерживала бизнес-процессы и имела проблемы с разграничением прав доступа
- Документы и процессы были разрознены по различным АРМам
- Текущие системы морально устарели, и поддерживать их стало сложнее и дороже
- Бизнес-процессы требовали прозрачности и упрощения
- Цели проекта
- С помощью автоматизации унифицировать и ускорить процессы согласования, подписания и исполнения документов
- Упорядочить работу с документами
- Внедрить 1С:Документооборот в типовой конфигурации взамен старых систем
- Сделать процессы согласования прозрачными и повысить исполнительскую дисциплину
Дополнительным драйвером перехода на 1С:ДО стал успешный аналогичный кейс у коллег в отрасли. В итоге выбор руководства ДВЗ «Звезда» пал на ООО «Мастерская Систем» благодаря нашему опыту участия в крупных проектах и тендерах, а также компетенциям в ведении проектной документации.
ошибок, потерь документов
и устаревших процессов?
к современной системе документооборота,
не теряя ни дня.
Этап обследования выявил ряд серьезных вызовов, с которыми нам необходимо было справиться, чтобы помочь ДВЗ «Звезда» достичь поставленных целей. Мы подошли к выполнению задач проекта комплексно:
- Задача
1. Предложить варианты оптимизации устаревших бизнес-процессов, сложившихся исторически
2. Избавить сотрудников ДВЗ «Звезда» от двойной работы по вводу данных в самописную систему и 1С:ЗУП
3. Снизить влияние человеческого фактора при ведении кадрового документооборота
4. В ходе подготовки к реализации строго соблюсти жесткие требования Роснефти к проектной документации
5. В ходе проекта учесть меняющиеся требования к его содержанию
6. Запустить все бизнес-процессы в 1С:ДО одномоментно, без параллельной работы в двух системах
7. Подготовить ИТ-отдел заказчика и многочисленных пользователей с разным уровнем подготовки к самостоятельной работе с 1С:ДО
- Наше решение
1. Провели обследование процессов и предложили оптимизацию по современным стандартам документооборота (ГОСТы, отраслевые практики)
2. При внедрении типовой версии 1С:Документооборот сохранили возможности старых систем, дополнив их управлением бизнес-процессами и поддержкой ЭЦП
3. Реализовали бесшовную интеграцию 1С:ДО с 1С:ЗУП в части согласования кадровых документов
4. Использовали свой опыт подготовки документации для крупных проектов
5. Применили методологии управления изменениями в соответствии с проектными технологиями
6. Запустили систему "в одну ночь"
7. Вовлекли ИТ-персонал в проект и обучили пользователей перед вводом системы в эксплуатацию
Проект занял около года в активной фазе. За счет своей гибкости в ходе поиска компромиссных решений мы смогли закрыть его в срок даже несмотря на меняющиеся требования со стороны заказчика. В ходе выполнения проекта специалисты Мастерской Систем очно присутствовали на площадке, гарантировав качество как на этапе обследования, так при настройке и запуске системы. Кроме того, мы совместно с заказчиком инициировали пилотный проект фирмы «1С» по расширению функциональности системы, а затем активно участвовали в его реализации.
По итогам внедрения 1С:Документооборот в ДВЗ «Звезда»:
- Внедрена типовая версия системы на 1380 рабочих мест, причем без доработок, несмотря на большое количество специфических требований.
- Руководство завода получило не только автоматизированные процессы в области согласования, подписания и исполнения документов, но и возможность в режиме реального времени оперативно отслеживать статусы документов и задач.
- Процессы согласования стали прозрачными, а исполнительская дисциплина сотрудников улучшилась.
- Риск потерь и дублирования документов снизился до минимума.
Сегодня 1С:Документооборот выполняет роль центральной ECM-системы завода: в ней работают сотрудники всех подразделений, включая топ-менеджмент.
В первую же неделю после запуска пользователи создали в 1С:ДО 5000 документов и 50000 задач, что подтвердило готовность новой системы к высоким нагрузкам. В целом же сотрудники завода адаптировались к работе в 1С:Документооборот меньше, чем за 2 месяца. Мы помогли ИТ-отделу ДВЗ «Звезда» подготовиться к самостоятельной поддержке новой системы, сняв таким образом первоначальные опасения заказчика, что его персонал может не справиться с этой задачей.
В результате, мы не только выполнили проект, но и оставили задел на дальнейшее развитие и масштабирование информационных систем ДВЗ «Звезда».
расскажем, с чего начать.
о реальных кейсах, новых возможностях
и практичных советах для управленцев.